SoftPoint s.r.o. v úzkej spolupráci s GAMO a.s. implementovali svoju aplikáciu na automatizáciu a riadenie fakturačných tokov Flowis v nadnárodnej korporácii Johnson Controls. Aplikáciu sa podarilo úspešne nasadiť do cloudového prostredia a prispôsobiť pre firmu pôsobiacu až v 160 krajinách sveta.
Multitenantná platforma priniesla doslova revolúciu v riadení finančných procesov nadnárodnej korporácie. Revolučná technológia tak úplne zmenila doteraz zaužívaný spôsob spracovania faktúr.
Inovatívne riešenie umožňuje veľkým korporáciám, ale aj menším a stredným firmám, automatizovať a štandardizovať svoje finančné procesy. Jedna verzia aplikácie umožňuje efektívne a bezpečné zdieľanie rovnakých zdrojov a slúži viacerým klientom súčasne. Každý klient má pritom prístup k vlastným konfiguráciám a údajom. Dnes automatizuje daná aplikácia spracovávanie viac ako 200-tisíc faktúr mesačne, pričom aktívne ju využíva cez 12 000 používateľov.
„Chceli sme naplniť očakávania klienta, preto sme hľadali partnera, ktorý by nám pomohol navrhnúť architektúru aplikácie a vytvoril pre ňu spoľahlivé, flexibilné a bezpečné prostredie v Microsoft Azure,“ hovorí Ing. Peter Jakubík, konateľ spoločnosti SoftPoint, s.r.o.
Predchádzajúce pozitívne skúsenosti s poskytovaním licencií Microsoftu preto priviedli SoftPoint k spolupráci so spoločnosťou GAMO. Napriek tomu, že takto rozsiahlu implementáciu predtým nikdy nerealizovali, nasadili GAMO inžinieri spolu s projektovým tímom SoftPoint aplikáciu do cloudového prostredia úspešne.
Ako prvé vytvorili dve samostatné inštalácie kubernetov v Azure cloude. Jedna mala testovať aplikáciu, ďalšia vytvorila produkčné prostredie, pričom obe zahŕňali konfiguráciu kubernetov, storage, vytvorenie a nastavenie databáz, SSL certifikátov, sietí, backupov, a nastavenie základného monitoringu prostredia.
Nato nasledovalo finálne doladenie a príprava na ostrú prevádzku pre koncového klienta.
„Nebolo to jednoduché, museli sme sa prispôsobiť požiadavkám klienta, možnostiam cloudového prostredia, aj našim schopnostiam. Nakoniec sme však vďaka úzkej spolupráci so špecialistami z GAMO odladili funkčnosť aplikácie na maximálnu možnú úroveň,“ objasňuje Peter Jakubík. „Naučili sme sa pritom používať cloudové prostredie do takej miery, že si ho dnes už vieme spravovať samostatne, vlastnými kapacitami.“
Po úspešnej implementácii u prvého veľkého klienta sa Flowis rozšíril aj do ďalších troch nadnárodných korporácií a desiatok menších a stredných firiem po celom svete. Vďaka výnimočnej konfigurovateľnosti si každá organizácia dokáže prispôsobiť platformu, a tým aj firemné procesy svojim vlastným potrebám.
A čo prináša Flowis v praxi?
Automatizácia v spracovaní faktúr
Nasadením do fakturačného systému Johnson Controls, kde sa mesačne spracúva približne 100 000 faktúr, umožnila integrovaná platforma plnú automatizáciu pracovných postupov, od prijímania a skenovania dokumentov, schvaľovania, účtovania, až po samotné platby. Zvýšila tak efektívnosť a jednotnosť celého procesu.
Aplikácia automatizuje proces čítania faktúr, ktoré prichádzajú do firmy v rôznych formách, využíva modely strojového učenia na extrakciu informácií, a prostredníctvom riadenia pracovných tokov zabezpečuje schvaľovacie postupy (automatické párovanie faktúr, objednávky a príjemky na sklade). Dôležitou súčasťou je aj automatizácia práce v rôznych účtovných systémoch a štandardizácia procesov. Tá zaručuje konzistentnosť schvaľovacieho procesu faktúr bez ohľadu na krajinu alebo účtovný systém.
Aktuálny celofiremný prehľad
Rýchlosť spracovania a validácie faktúr je kľúčovým prínosom. Faktúry, ktoré prechádzajú revolučným systémom, sú naskenované a zároveň zvalidované v priebehu jedného dňa. Validácia zahŕňa porovnávanie údajov na faktúrach s údajmi v účtovných systémoch, s cieľom identifikovať a vyčistiť duplicity či neúplné a chybné údaje alebo nesprávne ceny.
Systém predstavuje podstatný nástroj na sledovanie finančného vývoja firmy v období neustále sa meniacich cien materiálov a výrobkov. Umožňuje manažmentu pohotovo reagovať a aktívne riadiť ziskovosť. Funkcionalita aplikácie poskytuje okamžitý prehľad o stave faktúr, plánovanom cashflow, ako aj finančnej situácii celej organizácie.
Azure manažované služby sú kľúčové
Flowis využíva Azure manažované služby ako rozhodujúcu súčasť svojej infraštruktúry. Zabezpečuje bezproblémový chod a správu systému. Azure Cloud so svojou flexibilitou a spoľahlivosťou poskytuje ideálny základ pre celosvetovú implementáciu. Kubernetes efektívne podporuje kontajnerizáciu a správu aplikácií, Postgres a Redis poskytujú spoľahlivé úložisko dát, zatiaľ čo Azure Storage umožňuje bezpečné ukladanie a zdieľanie informácií. Vďaka pokročilým technológiám je Flowis nielen vysoko výkonný, ale aj prispôsobivý meniacim sa potrebám firiem.
Viac než len faktúry
Aplikácia je významným pomocníkom firiem nielen v oblasti finančných procesov, ale aj v iných oblastiach podnikania, ako je napríklad riadenie ľudských zdrojov či riešenie reklamácií. Je schopná automatizovať rôznorodé firemné procesy.
Flexibilita a výborná konfigurovateľnosť umožňuje firmám prispôsobiť si platformu vlastným potrebám a pristúpiť ku komplexnej automatizácii. Dynamické a inovatívne podniky tak môžu maximalizovať efektívnosť, znížiť náklady, a dosiahnuť konkurenčnú výhodu. Flowis sa tak stáva doslova strategickým partnerom.
Low-code aj no-code
Revolúciu v možnostiach konfigurácie a implementácie integrovanej platformy Flowis priniesli inovatívne riešenia low-code a no-code, ktoré umožňujú zákazníkom aplikovať vlastné nastavenia bez veľkých technických znalostí. Vytvoril sa tak priestor pre kreativitu a rýchlosť vo vývoji, pričom každý si môže aplikáciu modifikovať podľa svojich potrieb.
Vzdelávacia platforma Flowis University ponúka užívateľom možnosť získať technické znalosti a objavovať praktické tipy a triky pre optimálnu konfiguráciu aplikácie. Môžu tak odhaľovať jej potenciál a stať sa architektmi vlastného finančného prostredia.
Budúcnosť s Flowis
Pokroková technológia, no aj revolučný nástroj, ktorý mení systém a akým svet pristupuje k spracovaniu faktúr, je prísľubom efektivity, štandardizácie, aj globálnej transparentnosti vo firemných procesoch.
Ako inovatívne, multitenantné riešenie sa neustále prispôsobuje potrebám firiem v oblasti finančných procesov. Poskytuje nielen vysokú efektívnosť, ale aj maximálnu flexibilitu pre klientov z celého sveta, ktorí hľadajú moderné a inovatívne riešenia.
