Sedem z desiatich zamestnancov si na home office ako ideálny spôsob práce nezvyklo. Podľa prieskumov preferujú kombináciu práce z domu a kancelárie. Ako nastaviť fungovanie firmy tak, aby bola zachovaná vysoká produktivita a optimálna spokojnosť ľudí?
Uplynulé obdobie nás prinútilo hľadať formy práce, ktoré nás na jednej strane izolovali a chránili naše zdravie, na strane druhej umožňovali firmám, inštitúciám aj jednotlivcom fungovať.
Fungovať znamenalo: udržať firmu, rozvíjať obchody, zabezpečiť vzdelávanie, nebyť úplne izolovaný.
Home offce sa osvedčil ako efektívny model, a to nielen plnohodnotnou náhradou kancelárskeho prostredia. Ďalšími benefitmi práce z domu sa ukázali byť:
- Úspora prevádzkových nákladov
- Úspora času a cestovných nákladov
- Väčšia sloboda v rozvrhovaní pracovného času
- Efektívnejší ľudia a zvýšená produktivita práce
Výsledkom však nebol spokojný zamestnanec. Rôzne prieskumy (Profesia, IT-čkári, Microsoft) poukazujú na spoločný fakt, že väčšina Slovákov, sedem z desiatich, napriek počiatočnému nadšeniu trvalo z domu pracovať nechce. Fyzické prostredie kancelárie naďalej zostane dôležitým miestom, kde sa môžu kolegovia stretávať, spolupracovať na spoločných úlohách a projektoch.
Na manažéroch zostalo nájsť obojstranne výhodné riešenie. A ukazuje sa, že odpoveďou by mohol byť model hybridnej formy práce.
Hybridná práca predstavuje zásadnú výzvu vytvoriť zamestnancom aj zákazníkom optimálny priestor, poskytnúť nástroje a technológie na efektívnu, spoľahlivú a bezpečnú spoluprácu. Firmy by mali mať na zreteli fakt, že najdôležitejší sú spokojní a angažovaní zamestnanci. Vytvoriť pracovné prostredie, ktoré je dynamické, plynulé a umožňuje ľuďom pracovať odkiaľkoľvek, ale tiež kedykoľvek.
Kde a ako začať? Piliermi stratégie sú definované pravidlá, vďaka ktorým budú môcť ľudia pracovať flexibilne. Rovnako je nutné vytvoriť si novú predstavu o fyzickom priestore a investovať do technológií, ktoré dokážu ľudí spájať aj umožňujú hladkú, bezproblémovú spoluprácu. Popritom v každej chvíli nezabúdať na ochranu firemného know-how, firemného prostredia ako takého, a odolať útokom alebo minimalizovať ich riziko.
Pravidlá režimu hybridnej práce
Ak chcete ľuďom poskytnúť možnosti mimoriadnej flexibility, musíte najskôr odpovedať na tieto otázky:
Kto bude môcť pracovať na diaľku? Ako sa pripojí k firemným systémom?
Ľuďom pracujúcim na diaľku je potrebné umožniť bezpečný prístup k firemným systémom a k dokumentom. Riešením je spravila využitie VPN, RDP alebo šifrované prihlásenie sa do webového prostredia.
Je vzdialené pripojenie dostatočne bezpečné?
Byť podozrievavým a nedôverčivým je v tomto prípade namieste. Technológia RDP je častým terčom kybernetických útokov. Vyskytli sa viaceré prípady narušenia bezpečnosti, hlavne keď sa útočníkom podarilo nájsť spôsob ako zneužiť zle nakonfigurované nastavenia alebo slabé heslá, a tak získať prístup do firemných sietí.
Ako viem, že prihlásená osoba v systéme je môj zamestnanec?
Tak, že využijem formu Overenia identity. Takýto vstup do firemného prostredia by už mal byť nevyhnutným – bazálnym preventívnym / bezpečnostným úkonom. Aby sa frekvencia overovania nestala obťažujúcou a obmedzujúcou, tam, kde je to vhodné, možno aplikovať scenáre tzv. podmieneného overovania. Zjednodušene, pôvodné overenie identity sa aktivuje automaticky pri zaznamenaní podozrivých, nelogických alebo neštandardných aktivít.
Kto bude musieť chodiť do kancelárie, na ako dlho a kde budú ľudia vykonávať svoju prácu?
Striedavý režim práce zo sebou nesie redukciu „pracovných stolov a stoličiek“. Niektoré spoločnosti ich dokonca eliminovali úplne a fungujú plnohodnotne. Umožňujú im to vhodne vybrané nástroje a technológie. Bežné pracovné aktivity ako sú stretnutia s kolegami, pracovné porady, obchodné konzultácie, sme sa naučili vybavovať online. Experimentovanie s rôznymi „free“ riešeniami sa môže ukázať ako najdrahšia a najťažšia cesta.
Ako si teda správne vybrať službu, aplikáciu resp. nástroj spĺňajúci kombinovaný spôsob práce?
RIEŠENIE
Konzultácia so špecialistami je určite bezpečná skratka. Návrh sa „šije“ na mieru, zohľadňuje potreby a zvyklosti, a vníma situáciu z nadhľadu a vo výsledku je optimálne riešenie a spokojné všetky zainteresované strany.
Vytváranie „nového“ fyzického priestoru
Určením pravidiel režimu hybridnej práce sa prirodzene štartuje fáza ich aplikovania t. j. vytváranie „nového“ fyzického priestoru. Hybridný režim vyžaduje prepájať fyzický svet – kancelárske priestory, s digitálnym a napĺňa potreby jednotlivcov aj jednotlivých tímov a špecifických rolí.
Čo však zostáva v oboch formách práce spoločné sú používané pracovné nástroje – počítač, notebook, tablet, smartfón, tlačiareň. Čiže zariadenia, prostredníctvom ktorých sa zamestnanec pripája k firemným systémom. Tieto obsahujú rôzne firemné údaje vrátane citlivých alebo dôverných. No, povedzme si otvorene, nie vždy využívame pracovné zariadenia iba na prácu. Koľkokrát si dieťa potrebuje splniť školskú povinnosť, zahrať sa alebo si potrebujete LEN niečo narýchlo objednať. Zariadenia, ktoré firma nemá pod kontrolou, sú slabým miestom organizácie, bez ohľadu na miesto práce.
RIEŠENIE
Neotvárajte dvere výpalníkom, venujte sa ochrane zariadení. Dobre nastavená ochrana zariadení dokáže pokryť hneď niekoľko oblasti:
- Šifrovaním naplníte o. i. aj požiadavku GDPR;
- Detekciou hrozieb – predídete fatálnym dôsledkom útoku;
- V prípade odcudzenia zariadenia ho dokážete okamžite „odstaviť“ napr. vypnutím a vymazať jeho obsah;
- Zariadenia môžete monitorovať a aktualizovať a dokonca aj lokalizovať;
- Bezpečnostné politiky dokážete uplatniť – aplikovať z jedeného miesta na všetky typy zariadení (Windows, Android, iOS, Mac);
- Môžete chrániť a spravovať firemné aplikácie;
- Prijať model BYOD – a chrániť a spravovať firemný „priestor“ v súkromných zariadeniach a ušetríte náklady za zariadenia;
- Vykonávať forenzné činnosti po útoku;
- Využiť vlastnosti umelej inteligencie pri detekcii hrozieb.
Investovanie do technológií
Moderné technológie sa vyvíjajú obrovským tempom. Efektívne riešenia sa chrlia z každej strany, ovplyvňujú zamestnancov, zákazníkov aj dodávateľov. Ak už ste model hybridnej práce prijali za svoj štandard alebo sa naň pripravujete, kritériá na technologickú podporu sú v kľúčových bodoch rovnaké. Bezpečnosť, dostupnosť a flexibilita podporujúca mobilitu zamestnancov. Ponuka trhu nezaostáva, v niektorých prípadoch je dokonca o niekoľko krokov vopred.
Integrácia cloudových riešení a mobilných aplikácií, ktoré umožňujú spoluprácu medzi zamestnancami pracujúcimi na diaľku, je kľúčová pre zabezpečenie konzistentného zapojenia ľudí do práce na diaľku.
Sústrediť sa v tomto smere na bezpečnosť je nevyhnutné. Firmy, a najmä ich zamestnanci, častokrát zlyhávajú pri ochrane svojich dát a rýchlo sa stávajú obeťami hekerských útokov. Nielen hybridná práca si vyžaduje kvalitné zabezpečenie, ktoré včas upozorní na hroziace riziko. Kvalifikovaní IT odborníci špecializujúci sa na kybernetickú bezpečnosť sú nákladní a ťažko sa hľadajú. Firmy musia nájsť spôsoby ako optimalizovať svoju IT podporu pre zamestnancov pracujúcich na diaľku, aby sa mohli sústrediť na riešenie bežných biznis problémov. Ako ktorú technológiu správne integrovať do podnikových systémov a existujúcich procesov tak, aby všetko spolu fungovalo. Mať pre tento účel špecializovaného partnera, ktorý má vlastné cloudové riešenia a dokáže poskytnúť kvalifikovanú podporu aj v problematike bezpečnosti, môže byť neuveriteľne užitočné. Nemajte obavy využiť výhody externých služieb správy IT alebo konzultácií v prípade zmien v IT infraštruktúre, ktoré prichádzajú s novými riešeniami podporujúcimi hybridnú prácu. Jednoznačne sa to vyplatí.
