V dnešnom rýchlo sa meniacom podnikateľskom prostredí je efektivita kľúčom k úspechu. Firmy čelia rastúcim nárokom na flexibilitu, rýchlosť a kvalitu – a práve tu prichádza na scénu Power Automate od Microsoftu.
Chceli by ste vo vašej firme zaviesť poriadok do posudzovania a schvaľovania rôznych dokladov, objednávok alebo zmlúv? Potrebujete na to elektronický systém, ktorý odbúra behanie s dokumentom od dverí k dverám, z oddelenia na oddelenie. Minulosťou sa stane čakanie, kto z kolegov a kedy doklad posúdi, alebo kedy sa šéf vráti z pracovnej cesty, aby mohol dokument podpísať.
Nový nástroj, ktorý firmám umožňuje automatizovať každodenné procesy, je možno už teraz súčasťou vašej používanej licencie v aplikácii Microsoft 365. Šetrí tým čas, znižuje chyby a zvyšuje produktivitu zamestnancov. Power Automate v podstate transformuje spôsob akým firmy pracujú a pomáha dosiahnuť viac s menším úsilím. V nasledujúcich riadkoch vám predstavíme čo všetko dokáže.
Automatizácia šetrí čas a zvyšuje efektivitu
Väčšina zamestnancov trávi až 20 percent svojho pracovného času opakovanými, rutinnými úlohami. Prostredníctvom novej platformy môžu tieto procesy automatizovať a vytvoriť si priestor na dôležitejšie, kreatívnejšie a hodnotnejšie zadania.
“Power Automate je navrhnutý tak, aby umožnil firmám bez zbytočných komplikácií automatizovať každodenné operácie, ako sú napríklad spracovanie žiadostí a faktúr, ich schvaľovanie či plánovanie. Tento nástroj umožňuje vytvárať tzv. automatizované toky, ktoré sa spúšťajú na základe určitých podmienok alebo udalostí. Sú nimi napríklad prijatie e-mailu, zmena súboru či dokončenie formuláru,” vysvetľuje fungovanie systému Martin Hála, Business Unit Manager | Software & Cloud zo spoločnosti TD SYNNEX.
Systém sa okrem toho ľahko integruje s množstvom ďalších aplikácií, čo znamená, že firmy môžu okamžite začať zjednodušovať svoje procesy a dosahovať efektivitu bez zbytočných nákladov na jeho impelmentáciu.
Hlavné výhody Power Automate
Pre firmy je tento nástroj výhodný nielen z hľadiska úspory času, ale aj z pohľadu zvýšenej produktivity a kvality práce. Automatizáciou rutinných úloh sa zamestnanci môžu viac sústrediť na strategické aktivity, prinášajúce vyššiu pridanú hodnotu. Okrem toho sa znižuje riziko ľudských chýb, čo vedie k vyššej presnosti a spoľahlivosti výsledkov.
Ďalšou výhodou je lepšie využitie kapacít zamestnancov, ktorí môžu investovať viac času do tvorivých úloh, čo prispieva k celkovému zlepšeniu pracovnej atmosféry. Firmy tiež zaznamenávajú výrazné pozitíva v oblasti transparentnosti procesov a v správe projektov, pretože automatizované riešenia poskytujú presné a aktuálne informácie.
Ako pomáha v reálnom svete
Schvaľovanie žiadostí je jedným z procesov, ktoré Power Automate zjednodušuje. Namiesto manuálneho prechádzania e-mailov alebo formulárov tento nástroj v spolupráci s modulom Approvals automaticky odošle žiadosť o schválenie správnej osobe a zabezpečí, že všetko prebehne v reálnom čase. Systém teda minimalizuje oneskorenia a chyby, čím šetrí čas a zvyšuje efektivitu.
Iným príkladom je rezervácia miestností. Vo firmách s viacerými tímami môže ich ručné zapisovanie vyvolať chaos. Platforma synchronizuje kalendáre zamestnancov s dostupnosťou pracovných priestorov, čím eliminuje problémy ako napríklad dvojité rezervácie. Tento jednoduchý krok dokáže ušetriť až 5 hodín času mesačne, ktorý pracovníci trávili plánovaním a organizáciou.
Priemyselným podnikom nový nástroj ponúka riešenie pre monitorovanie strojov a predchádzanie výpadkom. Pomocou senzorov sa monitorujú kľúčové hodnoty, ako sú teplota alebo tlak, a v prípade prekročenia stanovených limitov sa okamžite spustí upozornenie pre údržbárov, čím sa minimalizujú náklady na opravy a neplánované výpadky. Eliminuje tým až 50 percent potenciálnych výpadkov.
Power Automate tiež výrazne zjednodušuje spracovanie faktúr. Ich automatické triedenie a integrácia do ERP systémov urýchľuje finančné procesy a minimalizuje administratívne chyby. Firmy všetkých veľkostí môžu ušetriť čas a znížiť náklady na administratívu v tejto oblasti až o 60 percent.
Nový nástroj dokáže pravidelne vytvárať aj rôzne reporty pre manažment. Ich ručné zostavovanie si obvykle vyžaduje veľa času a pozornosti. Systém dokáže s údajmi pracovať samostatne, automaticky generovať reporty a posielať ich členom tímu alebo vedeniu, čím zabezpečuje, že všetci majú včas aktuálne informácie. Znižuje to chybovosť, ktorú zvyčajne sprevádza ručné spracovanie dát, a automatizácia šetrí približne osem hodín času mesačne na zamestnanca.
Flexibilita vyhovuje každému
Power Automate je dostupný ako súčasť rôznych balíkov Microsoft 365 (Business Basic, Standard, Premium) a tiež ako samostatná služba. Základné funkcie sú k dispozícii aj v nižších licenčných edíciách, ale pre pokročilejšie potreby si klient môže zvoliť prémiové licencie, ponúkajúce robustnejšie možnosti automatizácie.
“K dispozícii sú licencie pre jednotlivcov, ktorí potrebujú vytvárať a spravovať automatizácie, ako aj licencie pre procesy, ktoré umožňujú firmám automatizovať konkrétne obchodné úlohy bez ohľadu na počet používateľov. To znamená, že Power Automate sa prispôsobí potrebám vašej firmy, či už ide o malé podniky alebo veľké korporácie,” objasňuje detaily Martin Hála.
Ako začať s novou platformou
Používanie nástroja na automatizáciu je veľmi jednoduché. Ponúka množstvo prednastavených šablón, ktoré zákazníkovi umožnia rýchlo spustiť prvé činnosti, ako napríklad zasielanie notifikácií alebo schvaľovanie požiadaviek. Power Automate je tiež možné integrovať s Microsoft Teams, SharePoint a ďalšími aplikáciami, čím získa flexibilitu potrebnú na efektívne riadenie procesov.
“Na úvod je lepšie využívať jednoduchšie úlohy ako sú automatické odpovede na e-maily alebo plánovanie schôdzok, a postupne sa môžete posúvať k zložitejším riešeniam,” odporúča Martin Hála z TD SYNNEX. Platforma je navrhnutá tak, aby bola prístupná aj používateľom bez technických znalostí, čo znamená, že každý tím v organizácii môže profitovať z jej výhod. Power Automate predstavuje viac než len nástroj na automatizáciu. Je to systém, ktorý môže byť pre firmy rozhodujúcim kľúčom v ich digitálnej transformácii. Zamestnanci sa môžu zamerať na úlohy, ktoré skutočne prinášajú hodnotu, a to znamená v konečnom dôsledku posilnenie konkurencieschopnosti každej spoločnosti, ktorá ho začne naplno využívať.
